Co je CAFM systém?
Více než 20 let využívá celá řada společností, institucí či organizací některý ze systémů zařaditelných do kategorie CAFM systémů, tedy počítačových programů pro řízení procesů facility managementu.
Do dnešní podoby se řada českých systémů vyvíjela postupně. Správci objektů, správci majetku, provozovatelé budov a areálů, vedoucí údržby a provozu technologií, ti všichni dříve či později pochopili, že výpočetní technika jim může významně pomoci v jejich každodenní práci. Vedle softwarových firem tak zejména mladí programátoři byli tvůrci malých databázových programů a prográmků, které byly zaváděny pro jednotlivé činnosti a oblasti řešení procesů FM. Vedle těchto však existovala a dodnes existuje řada malých aplikací, určených původně k jinému účelu, avšak pro evidenci a plán činností, které se pravidelně opakují. Pro tyto účely lze využít jakéhokoliv programu pracujícího s kalendářem s upomínací funkcí.
Svou neméně významnou roli samozřejmě sehrály již zmiňované kancelářské aplikace a rovněž i programy pro e-mailovou komunikaci, obsahující vedle funkcí kalendáře a možnosti plánování i možnosti definice úkolů s následnými záznamy realizované skutečnosti apod.
I dnes jsou stále drobné aplikace pro dílčí oblasti FM využívané, neboť celá řada podpůrných procesů provází každodenně takřka všechny subjekty nejen podnikatelského charakteru. Setkat se tak v praxi můžeme například s programy pro:
- Řízení a plánování BOZP A PO
- Systémy evidence odpadového hospodářství
- Knihy jízd a podpůrné evidence vozového parku
- Skartační a spisové aplikace pro podnikový archiv ...atd.
Svůj vývoj mají různé další technologie, které se svou softwarovou podporou významně prolínají s CAFM systémy. Instalací technologií tak lze získat například aplikace pro:
- Sledování provozu vozidel prostřednictvím GPS zařízení
- Evidenci a následnou inventarizaci majetku pomocí systémů čárového kódu nebo RFID technologií
- Sledování provozu prostřednictvím kamerových systémů či jiných záznamových zařízení
- Veškeré další technologie slaboproudých systémů v budovách a areálech ...a tak podobně
Další vývoj ekonomických a účetních programů, zahrnujících majetkovou evidenci se rovněž prolíná s řadou oblastí vlastních právě CAFM systémům. Vybrané oblasti procesů FM pokrývají další typy informačních systémů, kterými jsou zejména:
- EAM systémy (Enterprise Asset Management) pro Podnikové řízení aktiv, zejména majetkových
- CMMS systémy (Computerized Maintenance Management Software) - pro řízení a plánování procesů údržby
Je přirozené, že facility procesy zahrnují osoby a další subjekty odběratelsko-dodavatelských vztahů. Je přirozené, že se při realizaci podpůrných procesů pracuje s velkým množstvím další elektronické i papírové dokumentace, kterou lze v systémech tzv. "připojovat". Setkat se tak v rámci CAFM systémů proto můžeme i s dalšími typy informačních systémů, jakými jsou:
- CRM systém (Customer Relationship Management) pro řízení vztahů se zákazníkem
- DMS systém (Document Management System) pro řízení a správu podnikové dokumentace
Z výše uvedeného vyplývá, že je velmi nesnadné definovat informační systém, určený pro řízení podpůrných procesů, tedy Facility management. S ohledem na jejich značný rozsah a záběr jednotlivých činností - navíc na rozdíl od ekonomiky či daní nezarámovaný legislativními hranicemi - by se dal pojmem CAFM systém označit každý, který nějakým dílem či částí zasahuje do některé z jeho oblastí.
Avšak využívání pouze kancelářských aplikací či několika dalších malých SW produktů pro podpůrné procesy přináší významné negativní dopady, kterými jsou především:
- Informace nejsou dostupné pro všechny uživatele!
- Neexistuje technologická možnost integrace dat s dalšími systémy (vzájemná vazba)
- Nemožnost agregace dat z různorodých programů a nemožnost tvorby nezbytných komplexních výstupů (datové souhrny)
- Nemožnost alokace vybraných dat (např. nákladů) na příslušná nákladová střediska z více různých procesních částí, pokrytých různými aplikacemi
- Nutnost mnoha zaškolení na různé SW produkty
- Redundance dat a nutnost vícenásobného zadávání údajů
Vzhledem k vývoji těchto systémů v celém světě je však zřejmé, že si označení "CAFM" zaslouží pouze a výhradně takové systémy, které komplexně pokrývají statickou, dynamickou i výstupní oblast dat. Jde tedy o systémy, kterými lze komplexně pokrývat všechny obvyklé oblasti a činnosti podpůrných procesů a především splňují podmínku omezení výše uvedených negativních dopadů.